Gobierno del dato o el fin del caos y el desperdicio de la información

Por enésima vez, Facebook, digooo, Meta, acaba de ser multada en Europa. En esta ocasión, la sanción de 390 millones de euros se debe a su forma de pedir permiso para recopilar datos de sus usuarios y usarlos para mostrarles publicidad personalizada tras la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea (UE). La multa se suma a otra impuesta el pasado noviembre por otros 265 millones de euros a causa de una brecha de privacidad que expuso los datos de cientos de millones de usuarios de la red social.

Aunque es imposible saber si la compañía decidió saltarse las normas de forma deliberada o si simplemente no era consciente de los problemas legales en los podía estar incurriendo, lo que sí está claro es que Meta tiene un gran problema con la gobernanza de sus datos. “El gobierno del dato es una metodología para definir las políticas, procedimientos y principios para establecer las reglas de qué hay que hacer con los datos y supervisar y garantizar que se realiza de forma correcta en toda la organización”, explica el director de Data y Analytics de Hiberus, Mariano Minoli.

Ya sea durante la captación, almacenamiento, procesado, análisis o acceso, la información que cada compañía maneja de sus clientes debe atenerse a distintas reglas que cambian en función de la geografía y del tiempo, como pasó en la UE cuando el RGPD entró en su fase de obligado cumplimiento en 2018. Pero la regulación no es el único factor relevante a la hora de definir y manejar una buena estrategia de gobierno del dato, ya que “su propósito clave consiste en obtener el mayor valor posible de ellos”, añade Minoli.

¿Quién no se ha encontrado con dos bases de datos de usuarios en las que en una la clasificación empieza por el nombre y sigue con los apellidos y la otra está justo al revés? “Una de las grandes problemáticas en las organizaciones está en poner en común todos los datos. Aunque estén unificados en un mismo almacén, lo que hace el gobierno del dato es que, aunque los datos sean distintos, todos cumplan los mismos requisitos. Por ejemplo, el NIF de una persona que se registre en una base de datos debe tener el mismo formato, ya sea con la letra al principio o al final, en mayúscula o en minúscula, pero todos igual”, detalla el responsable de Hiberus.

Además de las ventajas evidentes de tener todos los datos en el mismo formato, bien ordenados y organizados, Minoli afirma: “Muchas empresas creían que tomaban decisiones correctas, pero, en cuanto fueron madurando, se dieron cuenta de que la falta de calidad de los datos les hacía cometer errores”. Pone el ejemplo de un operador de autopistas que se descubrió incapaz de calcular su rentabilidad de forma fiable ya que cada una de sus concesiones en España tenía una forma diferente de calcular cuántos vehículos recorrían sus respectivos tramos.

“Tuvimos que unificarlo todo”, recuerda. Por eso, tras el objetivo final de extraer valor de la información, para el experto, la metodología del gobierno de datos consiste en combinarlos para que todos cuenten la misma historia. “En las organizaciones hay distintas fuentes de datos y cada área los usa de una manera y saca sus propias conclusiones, lo que da distintas verdades, el gobierno del dato busca esa verdad única”, explica.

Lo que más sorprende es que, en pleno 2023 y tras más de una década escuchando el manido mantra de que los datos son el nuevo petróleo, las compañías todavía estén peleándose con los suyos. Han pasado más de 10 años desde la revista Harvard Business Review (HBR) afirmó que el trabajo de científico de datos iba a ser “la profesión más sexi del siglo XXI”. Desde entonces, la predicción no solo ha demostrado ser cierta, sino que todo lo relacionado con la ciencia de datos, como las formaciones, las herramientas de trabajo y las especializaciones, han florecido y dado lugar a un sector que se ha establecido con nombre propio.

Así que, ¿cómo es posible que las empresas sigan teniendo problemas con sus datos a estas alturas de la película? El responsable de Hiberus responde: “En 2012 el big data se convirtió en el término de moda y todas las organizaciones se pusieron a trabajar, pero de forma muy poco ordenada. Había mucha inversión en temas de datos, el problema era que, a más datos, más desorganización. Era el inicio de la revolución, pero nadie sabía que el orden iba a ser tan importante”. Vamos, que fue un poco como empezar la casa por el tejado.

EL GRAN DERROCHE

El desorden era tal que, en 2017, el propio Thomas H. Davenport, coautor del premonitorio artículo sobre los científicos de datos, publicó otra pieza en HBR en la que advertía: “El 70% de los empleados de las compañías pueden acceder a datos a los que no deberían tener acceso”. Y esto ni siquiera era lo peor. En aquella época, el experto estimaba que los procesos de toma de decisiones de las empresas no incorporaban ni la mitad de los datos estructurados que poseía la organización y que, en el caso de los datos no estructurados, la tasa de uso era “inferior al 1%”.

Poco a poco las empresas empezaron a ser cada vez más conscientes del caos que había en sus entrañas informativas y, lo más importante, del desperdicio que suponía. Además de la pérdida de oportunidades por tener tantos datos desaprovechados, resulta que, según Davenport, la falta de una metodología de gobernanza holística provocaba que los analistas, en lugar de analizar, tuvieran que dedicar “el 80% de su horario laboral únicamente a descubrir y preparar los datos”. Así fue como “entre 2019 y 2020 la industria empezó a intentar ordenarlo todo y el gobierno del dato empezó a cobrar protagonismo”, recuerda Minoli.

Eso sí, una cosa es decirlo y otra, hacerlo. ¿Qué pasos hay que dar y qué dimensiones hay que tener en cuenta para empezar a aplicar la metodología de gobierno del dato? Minoli responde: “No es algo que solo tenga que ver con la tecnología, todos los miembros de la organización deben estar implicados, conocer la estrategia y saber aplicarla. Y, para que tenga éxito, la comunicación es muy importante porque tiene un gran componente de cambio cultural”. De hecho, apunta a que una de las claves del proceso consiste “en identificar roles y responsables” y añade: “El gobierno del dato no se limita a establecer procedimientos y políticas, también define quién los custodia, quién puede acceder a ellos y cuáles son los estándares de calidad, entre otras cosas”.

Además de beneficiar a las propias empresas que ya lo aplican, el gobierno del dato podría convertirse en un acelerador de la productividad a nivel europeo, especialmente ahora que la UE está empezando a ser consciente de la importancia de la soberanía digital. Pero una cosa es guardar los datos dentro de casa y otra muy distinta, que estos estén almacenados de forma que puedan aprovecharse fácilmente en iniciativas paneuropeas como los hub de la iniciativa Gaia-X.

El objetivo de este proyecto es “crear una infraestructura de datos abierta y segura” para que las empresas del continente puedan compartir sus datos y los utilicen para poder “resolver problemas que no pueden abordar por sí solas”, según nos contó la secretaria de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, Carme Artigas. Por eso, aunque el ámbito de aplicación de la metodología del gobierno del dato suele darse a nivel interno de cada compañía, en realidad Gaia-X busca, precisamente “la interoparabilidad del dato fuera de la organización para aprovechar toda la información de forma regulada y segura bajo las mismas normas y estándares”, detalla Minoli.

Con esta estrategia, la UE no solo aspira a disponer de información a una escala capaz de competir con los grandes gigantes de la tecnología, también evitar que las compañías de sus Estados miembros sufran los peores efectos de no disponer de una estrategia de gobierno de datos correcta. Uno de ellos es que “para 2025, el 80% de las organizaciones que quieran escalar sus negocios digitales fracasará por no haber adoptado un enfoque moderno de gobierno y analítica de datos”, según un informe de Gartner.

Y ni siquiera las que lo hayan hecho tienen el éxito garantizado, ya que, como recuerda Minoli, “no es un proyecto finito sino un programa que convive por siempre con la organización a lo largo del tiempo y no acaba nunca porque evoluciona en función de las herramientas, las necesidades, la política…”. Estaría bien que alguien se lo hiciera saber a Meta, sobre todo esto último. Puede que la compañía sepa de sobra cómo exprimir nuestros datos, pero, aunque sea ella la que paga las multas, somos nosotros los que sufrimos las consecuencias.